Análisis de Procesos

21 01 2008

Análisis de Procesos

El análisis de procesos ha evolucionado en los últimos años, enriqueciendose con el análisis sistémico, los enfoques de calidad, la planeación y alineación estratégica, la mercadotécnia, etc., incorporando además el lenguaje gráfico, lo que permitie elaborar “mapas” de facíl comprensión y también simplificar su actualización.

Son varias las técnicas y los modelos empleados, casí todos ellos como parte de las nuevas propuestas de la “Gestión del Conocimiento”, donde son un elemento fundamental. El modelo que describo en el atrtículo correspondiente, es el de Rummler-Brache que propone una metodología bastante simple.

Este modelo, utilizado en grupos de análisis, con ayuda de un “facilitador”, una computadora y un proyector de video, permite avanzar rápidamente en el análisis, a la vez que captar la atención de los participantes y mantener una actitud crítica y propositiva a la vez.

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35 responses

11 04 2008
César Alba

hola Héctor cómo estás? como siempre espero que bien. Como ya te comenté ahora en la revisón de los procesos de la Dirección Académica me doy cuenta que la metodología que aplicamos para mapear los procesos tiene al menos una debilidad, por ejemplo una de las cosas que debería contestar el super mapa del sistema es ¿a qué se dedica la organización? y debería hacerlo de manera fácil y rápida, como podrás ver al tener tantos inputs y outputs en el 1er. mapa dificulta esta tarea a grado tal que no me permite contestar la pregunta o al menos no manera sencilla; creo que la solución para esto es quitar la “regla” de que todas las entradas y salidas de todos los 5 mapas se vean reflejadas en cada uno, se pueden poner en el 1er. mapa o super mapa del sistema únicamente las entradas y salidas principales, por ejemplo en el caso del MEVyT sólo se presentarían como outputs la “oferta educativa”, “los módulos” y tal vez la “formación al personal institucional y solidarios”; y como inputs se presentarían las “necesidades e intereses educativos de Jóvenes y adultos”, “Necesidades educativas de la Entidad” y tal vez “necesidades de formación del personal institucional y solidario”; ahora bien el nivel de detalle se iría incrementando conforme se vaya pasando a niveles de mapas mas específicos por ejemplo las “solicitudes de módulos”, los “inventarios estatales” entre otros podrían estar en el siguiente mapa de relaciones funcionales general, claro ahora la regla sería que las entradas y las salidas de un mapa de nivel superior no pueden faltar en el de un nivel más específico; esto creo que daría una ventaja a este tipo de mapas, que “cualquiera” pueda entenderlos sin que alguien tenga que explicarselo, sea de la organización o no.

Y pasando a otra cosa, sabemos que los puntos de medición y control son determinados por los dueños de los procesos debido al conocimiento que tienen de los mismos y dependiendo de la importancia del “subproducto” realizado, pero ¿conoces algunos criterios generales aplicables a cualquier proceso para determinar los puntos de medición y control?, ya tengo algunos pero son tan generales que no dan una clara respuesta sobre como determinarlos eficientemente.

Gracias. Saludos

11 04 2008
torouno

Cesar:
Vamos punto por punto. Tu quieres una superherramienta que te resuelva todo y creo que eso no existe. El análisis de procesos se centra en conocer de manera sistemica como una(s) entrada(s) se transforman en una(s) salida(s). Considera que una organización puede tener muchos procesos, dependiendo de su naturaleza y no todos son necesariamente claves. Para definir a que se dedica la organización debemos recurrir a analizar la misión, visión y objetivos estratégicos, como parte de un conjunto de herramientas que se usan para llevar a cabo la “planeación estratégica”, en concreto nos interesa tener la certeza de que estos se encuentran “alineados estratégicamente” con la organización y por tanto con sus procesos. Esto es, los procesos que se analizan deben ser plenamente congruentes con los objetivos de la institución.
Ahora bien, con respecto a tu idea de simplificar la información de los mapas de procesos, le encuentro varias desventajas, pero entre otras que la metodología implica un continuo análisis de congruencia entre los niveles más altos y los más detallados, esto es, que la información no se pierda entre unos y otros mapas. Quizás el problema radica en la definición de los subprocesos, que en ocasiones pueden ser irrelevantes o bien pueden considerarse en otros procesos. Creo que el asunto parte de hacer una buena conceptualización de cada proceso, y definir claramente porque son “claves”, es decir, porque hacen más competitiva a la organización (más capital humano, relacional, intelectual, etc). Esto último resulta complicado, pues depende mucho de la óptica de los participantes, para unos son relevantes algunos subprocesos y para otros probablemente no. Un ejemplo, es la capacitación o la difusión, que en algún momento son acciones colaterales para reforzar al mismo proceso. Por la misma razón, al definir subprocesos poco relevantes, se añaden entradas y salidas de menor significación. Por otra parte, es típico que al profundizar en el análisis a niveles detallados surgan nuevas entradasy salidas no consideradas con anterioridad. Sin embargo, lo importante es conservar la congruencia.
Por último, con referencia al asunto de los puntos de medición y control, creo que una buena herramienta es el desarrollo de “Cuadro de Mando Integral” – al que dedico un buen espacio en este blog -. En esta técnica y en general en las de planeación estratégica se acepta que todo objetivo, debe ser medible y por tanto a cada uno de ellos corresponden una serie de indicadores que permiten el seguimiento, monitoreo y evaluación. Estos indicadores a su vez, permite establecer estandares y metas y desde luego registrar los avances. Entonces, el asunto se reduce, según yo, a contar con estos y otros instrumentos y herramientas de manera “alineada”, es decir con plena congruencia. En este planteamiento, los objetivos deben alinearse con los procesos y estos mismos con los indicadores y puntos de control, lo que conlleva a establecer una política de mediciones y es base para el control de gestión y de la calidad.
Con lo anterior espero haber despejado al menos un poco tus interrogantes, pero desde luego estos temas invitan siempre a la reflexión y análisis, pero en el fondo, creo yo, todas las técnicas confluyen en vertices comunes.

20 05 2008
ivan

me gustaria saber cuales son las principales tecnicas para analizar porcesos y cuales son las mas utilizadas hoy en dia por las empresas.

16 06 2010
Anónimo

EL CULOOOOOOOO NOJODA

18 06 2010
Anónimo

Aquí no cabe, guardatelo, lo siento pero este un lugar serio para gente decente

21 05 2008
torouno

Ivan:
Tu pregunta es muy amplia y puede tener múltiples respuestas, depende del objetivo que persigas al realizar tu análisis de procesos y también de la experiencia y conocimiento técnico (cultura organizacional) de la empresa. Puedes realizar un anaílsls de procesos para apoyar un estudio de reorganización o de simplificación, o bien para automatizar algunas operaciones, para instrumentar un sistema de gestión de la calidad, para un programa de mejora continua o de reingeniería, o bien, para definir posteriormente las competencias de las áreas y personas invucradas o también para diseñar un programa de trabajo. Muy en especial, para instrumentar un modelo de gestión basado en el conocimiento.
Estos diagramas o mapas de proceso han evolucionado en los últimos años, incorporando elementos multidisiplinarios, desde los conocidos fujogramas utilizados ampliamente por administradores y auditores, hasta la inclusión de elementos de sistemas, de calidad, de informática, de gestión, etc. Por otra parte existen otro tipo de diagramas de flujo, muy utilizados en las ramas de la industria, como son lo empleados para describir procesos químicos, de flujo de trabajo en planta, de intercambio de calor, de manejo de materiales, de instrumentación y control, etc.
Los mapas de proceso, son básicamente diagramas de relación, que muestran dichas relaciones entre entradas y salidas, proveedores y clientes, tanto internos como externos y permiten seguir un proceso o varios a lo largo de toda la organización, pasando por sus diversos departamentos o areas. La técnica que descibo en el artículo que seguramente leíste es una propuesta de su autor: Rummler-Brache, sobre la existen diversas variantes, pero en escencia mantienen los mismos principios. Importante es considerar, que generalmente interesa analizar los procesos clave, no todos los procesos, esto es, los que aportan valor y aumentan la competitividad.
Por otra parte, los análistas de sistemas y en especial los programadores, cuentan con herramientas específicas para diagramar los procesos o bien las estructuras de las bases de datos que desean automatizar, como son los diagramas de Jakson, UML, diagramas de workflow, Entidad-Relación, Entidad-Objeto, etc, entre estos destaca por su sencillez: Business Process Modeling Notation (BPMN) que es una notación gráfica que describe la lógica de los pasos de un proceso de Negocio. Esta notación ha sido especialmente diseñada para coordinar la secuencia de los procesos y los mensajes que fluyen entre los participantes de las diferentes actividades. BPMN es un estándar internacional de modelado de procesos aceptado por la comunidad, basado en UML
• BPMN es independiente de cualquier metodología de modelado de procesos.
• BPMN crea un puente estandarizado para disminuir la brecha entre los procesos de negocio y la implementación de estos.
• BPMN permite modelar los procesos de una manera unificada y estandarizada permitiendo un entendimiento a todas las personas de una organización.
Como podrás observar, la decisión sobre el modelo de diagrama de flujo a usar, depende mucho de la experiencia y la coyontura a la que te enfrentes, lo mejor es conocer varias de ellas, mantenerte actualizado y decidirse en cada caso, por la opción más viable.

31 05 2008
Toni

Hola Héctor,

Soy Toni, Ingeniero Técnico Industrial, especialidad Mecánica y seguidor de su Blog.

Mi blog es : +Que Organización http://ingenieriaorganizacionindustrial.wordpress.com/ 🙂

Actualmente estoy acabando Ingeniería en Organización Industrial en la Universidad Politécnica de Cataluña y también me encuentro realizando un convenio universidad empresa en una multinacional.

El motivo por el que le escribo el siguiente e-mail es porque debido a mi interés por la especialidad en Organización Industrial, la empresa me ha dado la posibilidad de poder desarrollar el Proyecto Final de Carrera en uno de sus Departamentos: El de Atención al Cliente (costumer service)

El PFC en sí tratará sobre un estudio de reingeniería y gestión de procesos administrativos aplicados a este mismo departamento. Esto es debido a la fusión entre dos de las divisiones que tenía anteriormente la empresa.
Como intento explicarme en este correo, el trabajo en sí tratará de realizar un estudio “tipo consultoría” sobre reingeniería de procesos, aplicando conceptos como filosofías Lean, analizando su cadena de valor, estudio de indicadores clave para la empresa, como eficiencias, análisis ABC….etc.

Pues bien, estoy intentando seguir la metodología de Rummler y Brache,pero una de las cosas sobre las que no tengo información o no consigo encontrar, es sobre los posibles indicadores que podría estudiar para hacer el análisis de lo que aporta más o menos valor para este departamento, así como para prever posibles reducciones de costes.

¿Podría recomendarme algún proyecto,o bien algún ejemplo que trate sobre la reingeniería y aplicada a los procesos administrativos?

Muchas gracias y un cordial saludo.

Toni

31 05 2008
Toni

Hola Torouno,

¿Podrías explicar con más detalle el concepto que explicas en el artículo sobre el reconocimiento de puntos de desconexión, por favor?

Muchas gracias y excelente artículo
Toni
mailto: tonixp07@gmail.com

4 06 2008
torouno

Toni:
Creo que la oportunidad que tienes es magnífica y debes aprovecharla al máximo. Son varias las interrogantes que planteas, trataré de darte una respuesta que te permita explorar las soluciones.
Por lo que aprecio, tu ya conoces algunas técnicas para determinar las cadenas de valor, pero antes debes conocer detalladamente los procesos que permiten generar el producto o servicio hasta llegar a manos del consumidor. Rummler- Braque proponen que una vez descritos los procesos hasta el nivel deseado de detalle, se puede continuar analizando con criterios de optimización y reducción de costos, elaborando diagramas en los que se señale una línea de tiempo y los costos de cada actividad, pero antes conviene analizar en busca de la mayor simplificación y reducción de tareas innecesarias o aquellas que no agregan valor. Al respecto, te comento, que las “desconexiones” son un simple termino para describir aquellos procesos donde no es claro como una entrada se conecta con un proceso o este con una salida, en ocasiones podemos encontrar insumos innecesarios, o incluso algunos subprocesos que no conducen a un resultado. También puedes encontrar “duplicaciones”. Entonces, lo primero es analizar que todo diagrama “este debidamente y logicamente interconectado.
Este camino, que busca el mayor beneficio para el cliente y que creo es el objetivo de tu estudio es solo uno de tantos, pues también podrías explorar las propuestas de la “Gestión del Conocimiento”, que para este tema definen un valor tangible y otro intangible, más del interés de los accionistas, pero que tiene que ver con la “competitividad”, muy interesante en el caso de una fusión. Esto es, que el valor que finalmente recibe el cliente, esta dado en gran parte por las aportaciones que “el capital intelectual, orgnizacional, relacional, etc” hacen más o menos competitivo el producto. Así, las patentes, los secretos de fabricación, el éxito de las campañas publicitarias, la eficiencia en la distrubución, etc., son determinantes en la posición competitiva de la empresa o del producto o servicio. Te enviaré a tu correo algunas referencias que espero te sean de utilidad y te deseo éxito en tus nuevas tareas.

7 06 2008
Toni

Hola Héctor,

Muchas gracias por todo. Estoy leyendo la metodología de Rummler y Brache y es realmente buena.
Espero recibir también las referencias que me has comentado.

Saludos desde Barcelona

24 06 2008
Humberto

Hola Héctor,
Encuentro muy interesante y explicativo tu blog, son muy buenos aportes.
Deseo hacerte una consulta…actualmente estoy realizando mi proyecto de titulo, y consiste en poder monitorear un proceso (proceso de compras de importaciones – Area de abastecimiento), que comienza desde el requerimiento de compra en alguna planta del pais hasta la recepcion en la planta. el proceso tiene muchas “vias”, pueden ser por transporte aereo internacional y terrestre nacional, o maritimo-terrestre, o simplemente terrestre, ademas pueden haber compras con embarcador o sin embarcador. En terminos generales actuan una serie de actores: Solicitante, ejecutivo de compras, ejecutivo de importacion de la compañia, agente de aduanas, embarcador, proveedor, transportistas, etc.
para resumir ,uno de los objetivos que se persigue es poder disminuir los “costos ocultos” del proceso, disminiuir stock de seguridad e inventario, y aumentar “visibildad” del proceso (hay muchas definiciones de este termino, nose cual sera la mas apropiada) entre otros..para ello me han aconsejado que optar por un sistema de gestion de eventos q permita captar retrasos ( atraves eventos y generar alarmas a las personas adecuadas cuando los pasos de las actividades aumentan cierto tiempo fijado) – los puntos de control en donde se gatillan eventos de control son : creacion solicitud de compra – creacion orden de compras-aprovacion orden de compras-confirmacion fechas de entrega del proveedor-confirmacion de aviso de embarque – confirmacion de llegada mercaderia a puerto, envio a planta y recepcion en planta.
Como requerimiento me pidieron solamente indicadores que miden solo la diferencia de tiempo ( en dias) entre cada actividad, argumentando que con eso se podria ver el lead – time total, y los lead time “parciales” en cada actividad, y que con eso se puede reducir stock y ver los costos ocultos del proceso.
las consultas son
1. ¿ qie son los costos olcutos, en que caso puedo reducir , detectar o medir costos ocultos en el escenario que te he explicado o en un proceso en general, que relacion tiene el “tiempo” (lead time total y lead time parciales) con reduccion de costos , inventarios y con la deteccion o reduccion de costos ocultos?
3. ¿como puedo alinear objetivos de negocios, con sistemas de informacion, conoces alguna metodologia?
2. Conoces alguna metodologia para analizar y diseñar una solucion de gestion de eventos utilizando un sistema empaquetado (con funcionaliad integrada, sistema tipo SAP, donde solo hay que adaptarlo al proceso a traves de parametrizaciones-configuraciones minimas, es decir NO hay desarrollo de software), me han hablado de realizar un “business blueprint” -plano de negocio, pero no entiendo a que se refiere.
La idea es poder realizar a traves de una(s) metodologia(s) esto : desde los objetivos de negocios llegar a la solucion de usar este sistema empaquetado (si cumple los objetivos , claro), y mostrar alguna beneficio tangible que me permita justificar el proyecto….
¿que variables podria medir del proceso para cumplir los objetivos anteriores: variabilidad, capacidad de reaccion o algun costo interesante ?

Disculpa lo laro del comentario, pero estoy con muchas dudas, quizas me puedas aclarar algo por favor, he visto que en este foro hay buena dispocion .
Saludos
Humberto

26 06 2008
Humberto

alo?

27 06 2008
owen

Hola a todos, he estado buscando información de Rummler-Brache porqué estoy metido en un proyecto de traducción de mapas de procesos de este modelo a BPMN (de R&B a BPMN) y encotré este blog en dicha búsqueda. Mi pregunta es, si alguno de ustedes conocer o tiene algún ejemplo que me pueda ayudar a mi tarea.

Gracias =)

29 06 2008
Toni

Hola Owen,

Yo tb estoy buscando info sobre BPM y el libro que estoy leyendo es Improving Performance de Rumler y Brache. De momento no he encontrado nada sólo el ejemplo que expone Héctor y los ejemplos del Libro.

A ver si sacamos información, pues a mí también me hace falta para mi proyecto final de carrera.

Saludos desde Barcelona.

Toni tonixp07@gmail.com

29 06 2008
Toni

Por cierto, ¿con qué programa han hecho los diagramas?
¿Es con el visio de MIcrosoft?

Salu2

16 10 2009
Anónimo

Efectivamente con Visio…pero la versión 3.2 Profesional contiene un apartado de Rummler, con las plantillas preparadas y una buena explicación de la técnica…pero puede usar otra versión diseñando tus propias plantillas….

30 06 2008
owen

Hola Toni

Sí, lo estoy modelando con visio de Microsoft, encontré una herramienta en el sitio de BPM para modelar BPMN con la notación estandar en visio sin tener que crear tus propias formas en visio, aunque debo decir que realmente soy nuevo en todo esto. Si necesitas la liga o el programa dime y te las comparto.

Saludos.

30 06 2008
Toni

Hola Owen,
Te agradeceria si me dieras la liga para modelar con notación estandar BPMN
email: tonixp07@gmail.com
Saludos desde Barcelona, España

30 06 2008
Toni

Bueno, he intentado conseguir el programa y no lo puedo conseguir.
¿Si lo tienes me lo podrías enviar por correo electrónico?
Muchas gracias

30 06 2008
owen

Qué tal Toni

Te mandé la barra de herramientas por correo, si no te llega me lo haces saber y te la mando de nuevo.

Saludos.

30 06 2008
Toni

Owen muchas gracias, pues me llegó ok y la barra de heramientas funciona también bajo visio 2007

Por cierto, he visto por la siguiente web http://www.itp-commerce.com/ que se comercializa el siguente software:
Business Process Modeling with Process Modeler for Microsoft Visio
¿Alguien puede conseguirlo?

Yo también ando buscando información sobre el método reingenieria de Rummler y Brache y actualmente estoy leyendo el libro que te comenté Improving Performance, que es una guía para aplizar el método.

Si consigo algo no dudes que te lo enviaré. Saludos.
PD: Hector, ¿Publicarás algo más sobre Análisis de Pocesos?
Tus lectores esperan noticias 🙂

Saludos

16 10 2009
Anónimo

Por el momento no….estoy en otros proyectos y me queda muy poco tiempo……Saludos

2 07 2008
Toni

Hola a todos,

Aquí dejo un ejemplo de gran interés sobre ejemplos para aplicar la reingeniería de procesos. Espero que lo difruten.

http://www.ispi.org/pdf/gotResults/07Smith.pdf

Saludos

6 08 2008
torouno

Les pido me disculpen por haber abandonado el blog durante un poco más de un mes, la razón: inicie un nuevo empleo y estoy trabajando en unproyectode “Escuela Segura” en México, mi país. Estoy revisando entre otras cosas las Técnicas de “Gestión del Riesgo”, si alguién tiene alguna información que considere utíl, les voy a agradecer me la proporcionen.
Sé que les debo varios comentarios, los haré poco a poco, por lo pronto les anexo en el mismo blog algunos archivos sobre análisis de procesos que considero les podrán ser de utilidad. Saludos a todos.

10 08 2008
antoni07

Hola Torouno,

¿Puedes especificar donde se encuentran estos archivos?
Sólo encuentro el mismo artículo en pdf de noviembre del 2003.
Gracias y perdona las molestias
Toni

28 08 2008
Humberto

Hector, te podria facilitar informacion muy actualizada y estandares sobre “gestion del riesgo” o algun otro topico de interes sobre PM. Me avisas si aun lo necesitas.
Aun espero tus comentarios a mi pregunta, seria de gran ayuda.
Saludos a todos
Humberto

28 08 2008
Humberto

Amigos:
Encontre algo que les puede ser dde utilidad, es la pagina de un Chileno Dr. Oscar Barros, ahi hay algunos apuntes y proyectos que quizas puedan ayudar.
Saludos
http://www.obarros.cl/

29 08 2008
antoni07

Saludos a todos,
En el siguiente link hay info sobre mapeado de procesos
http://www.rummler-brache.com/toolkit

Torouno, ¿puedes colgar la información que has prometido colgar?
Muchas gracias y saludos

Toni

12 09 2008
Héctor

Excelente Antonio, ya había yo buscado bastante pero nunca ví este sitio…otros similares del mismo Rummler. ya he salvado los documentos, no deseo perderlos. Saludos

17 09 2008
Toni

Gracias por la información, Torouno

20 10 2008
Humberto

alguna solucion?

10 02 2010
Dayana

Quisiera saberen que consiste el modelo de las 12 variables
Gracias

14 11 2010
Anónimo

Yo no lo c onozco……lo siento

25 06 2010
Maylin

Hola:

Necesito saber donde encontrar la metologia de Rummler y Brache, y como desarrollarla asi como las variables que ellos proponen para los diferentes niveles de la organización.
Gracias.

14 11 2010
Anónimo

Puedes entrat al sitio y comprar o suscribirte a sus publicaciones…

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